Les dépenses fournisseurs, l'angle mort du pilotage

Dans la plupart des entreprises, deux postes sont pilotés de près : ce qui entre, le chiffre d'affaires, et le plus gros de ce qui sort, les salaires. Entre les deux vit une zone que personne ne regarde ligne à ligne : les dépenses fournisseurs hors production. Logiciels, assurances, télécom, énergie, maintenance, honoraires, location de matériel.

Chacune de ces lignes est petite. C'est précisément pour cela qu'elle ne déclenche rien : aucun abonnement à quelques dizaines d'euros par mois ne justifie une réunion. Le total, lui, finit par peser, mais il n'apparaît jamais sous cette forme. Il est réparti entre des comptes de charges que l'on lit une fois par an, au moment du bilan.

Pourquoi personne n'est responsable

Un abonnement logiciel a été souscrit par un salarié parti depuis. Le contrat d'énergie date du précédent local. L'assurance a été reconduite tacitement. Aucune de ces décisions n'a été mauvaise au moment où elle a été prise ; ce qui manque, c'est un endroit où l'ensemble de ces engagements est visible, avec leur montant actuel, leur rythme et leur échéance.

Le réflexe habituel est le tableur : un recensement fait une fois, juste, puis jamais tenu à jour. Six mois plus tard, il décrit une situation qui n'existe plus, et l'exercice recommence de zéro.

La donnée existe déjà

Le paradoxe est que toute l'information nécessaire est déjà produite, tous les mois, par la comptabilité. Chaque paiement fournisseur y laisse une écriture datée, montée, rattachée à un tiers. Personne ne ressaisit rien : il s'agit de lire autrement ce qui est déjà là, par fournisseur et dans le temps, plutôt que par compte et par exercice.

Lue ainsi, la comptabilité répond à des questions simples que le tableur ne tient pas : combien coûte réellement ce fournisseur sur douze mois, ce montant monte-t-il, depuis quand, et quels engagements se renouvellent bientôt.